关于印发《大兴安岭地区企业职工疑难档案认定办法》的通知

大署人社联规〔2025〕1号

各县（市、区）人力资源和社会保障局、公安局、教育局、退役军人事务局：

为适应相关法律变化，进一步规范疑难档案认定工作，现废止《关于印发〈大兴安岭地区企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造认定办法〉的通知》（大署人社联规〔2021〕1号），并将新制定《大兴安岭地区企业职工疑难档案认定办法》印发给你们，请各县（市、区）人力资源和社会保障局按文件要求做好落实，各县（市、区）公安局、教育局、退役军人事务局等部门要按职责权限做好配合，规范企业职工档案材料丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定工作，切实维护企业和企业职工的合法权益。《大兴安岭地区企业职工疑难档案认定办法》自本通知印发之日起实施。

附件：1.企业职工疑难档案认定表

      2.企业职工疑难档案认定告知书

大兴安岭地区行政公署人力资源和社会保障局   

 大兴安岭地区行政公署公安局        

 大兴安岭地区行政公署教育局        

 大兴安岭地区行政公署退役军人事务局  

2025年2月18日             

大兴安岭地区企业职工疑难档案认定办法

为加强企业职工档案管理，规范企业职工档案材料丢失、损毁、涂改、虚假信息、伪造的认定工作，维护企业及企业职工的合法权益，根据《中华人民共和国行政复议法》（2023年9月1日第十四届全国人民代表大会常务委员会第五次会议修订）、原劳动部和国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）和省人力资源和社会保障厅《关于企业职工疑难档案认定有关问题的指导意见》（黑人社函〔2019〕179号），结合地区实际，制定本办法。

第一章  适用范围及相关部门职责

第一条  本办法适用于大兴安岭地区区域内企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定工作。

第二条  企业职工在办理正常退休、特殊工种退休审核及参保补费等业务时，本人职工档案中个人信息记载不完整、有涂改，招工表入伍登记表、下乡表、历年工资调整表、职称评审表等要件记载不清或缺失，直接影响参保人员养老保险权益，且单位或职工个人能够提供部分原始依据材料证明其诉求的，可作为疑难档案进行认定。

第三条  地县（市、区）两级人力资源和社会保障行政部门按照各自业务权限分别负责企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定工作。

第四条  各级人力资源和社会保障行政部门要成立由劳动关系部门牵头，法规、养老保险、社会保险经办、档案保管、调解仲裁、信访等部门联合组成的企业职工疑难档案认定领导小组，具体负责国有或集体所有制企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定工作。

第五条  公安、教育、退役军人事务等部门根据职责权限协助做好企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定工作。其中，公安机关户籍档案调取由有关部门和单位负责核查。

第六条  企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定工作，接受档案行政管理部门的指导和监督。

第二章  认定程序

第七条  正常生产经营的企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定，由本人向企业或档案保管部门提出申请，由企业或档案保管部门向属地人力资源和社会保障行政部门申报；原企业已不存在的企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定，由本人向原企业主管部门或档案保管部门提出申请，由企业主管部门或档案保管部门向属地人力资源和社会保障行政部门申报。

第八条  各级企业职工疑难档案认定领导小组受理企业、企业主管部门或档案保管部门认定申请时，应告知企业、企业主管部门或档案保管部门提供原始佐证材料；受理认定申请时，要告知企业、企业主管部门或档案保管部门进行初步认定。

第九条  各级企业职工疑难档案认定领导小组对企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定，需履行相关程序进行认定，对具有佐证材料，能够认定部分，提出认定意见；对无佐证材料，不能认定的部分，提出不予认定的意见。

第十条  各级企业职工疑难档案认定领导小组认定意见一致的，填写《企业职工疑难档案认定表》，下达《企业职工疑难档案认定告知书》。意见不一致的，报请同级党委（党组）研究决定。

第十一条  职工本人可以书面提出申请要求将疑难档案认定结果告知其本人。各级人力资源和社会保障行政部门可以将加盖本部门公章的《企业职工疑难档案认定告知书》送达职工本人，并告知职工本人如有异议，可以通过行政复议和司法渠道进行权利救济。

第十二条  各级企业职工疑难档案认定领导小组终审认定后，对非蓄意涂改、非填写虚假信息和非伪造档案的，出具会议纪要并填写《企业职工疑难档案认定告知书》；对确认为蓄意涂改、填写虚假出生时间、参加工作时间等信息、伪造档案的，不予认定，并移交相关司法部门处理。

第十三条  各级人力资源和社会保障行政部门企业职工疑难档案认定领导小组可以会同企业、企业主管部门和档案保管部门召开联席会议，根据企业、企业主管部门或档案保管部门提供的原始材料共同联审认定企业职工丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的档案。企业、企业主管部门或档案保管部门对所提供佐证材料的真实性负相关法律责任。

第三章  档案丢失、损毁的认定处理

第十四条  企业职工档案中的下列材料丢失、损毁，可以申请办理认定手续：

（一）招收、分配和安置材料；

（二）知识青年上山下乡安置材料；

（三）学历和岗位技能（专业技术职务、职业资格）材料；

（四）档案工资材料；

（五）调转中形成的人事、工资介绍信和社会保险关系材料；

第十五条  企业职工档案丢失、损毁，申请办理认定手续需企业和申请人提供的佐证材料：

（一）企业、企业主管部门或档案保管部门和申请人的书面申请；

（二）职工户口（户籍证明）及身份证（影印件）、本人填写的履历表；

（三）申请人养老保险缴费流水；

（四）认定招收、分配和安置材料，提供能够证明招收、分配、安置时间的相关原始证明材料；

（五）认定知识青年上山下乡登记材料，户籍原在外省市到大兴安岭地区就业的知青，需提供原户籍迁出地或者迁入地公安派出所加盖户籍章的迁出或者迁入底案影印件，下乡所在农场或者乡（镇）人民政府出具的证明等相关佐证材料；户籍原在大兴安岭地区内就业的知青，需提供就业时相关材料和就业后工作过程中相关佐证材料；

（六）认定学历材料的，提供毕业证或者毕业学校出具的证明和学校档案机构盖章的毕业成绩单影印件等相关佐证材料；

（七）认定岗位技能（专业技术职务、职业资格）材料的，提供核发岗位技能（专业技术职务、职业资格）证书的部门、单位出具的文件等相关佐证材料；

（八）认定档案工资材料的，提供单位原始工资支付凭证或者职工工资发放名册，以及审批部门出具的相关证明等相关佐证材料；

（九）认定调转中形成的人事、工资介绍信和社会保险关系转移材料的，提供调出、调入单位出具的证明、社会保险转移手续，以及在本单位工资支付等情况证明。

第四章  档案涂改的认定处理

第十六条  企业职工档案中出生时间、参加工作时间等记载被涂改的，单位和主管部门要有档案涂改说明，并在涂改处加盖公章，同时提供本人身份证、户口本原件、养老保险缴费流水及有关证明其真实年龄、参加工作时间的其他原始佐证材料。由于企业职工档案被涂改而影响办理退休手续的，其超过退休年龄期间应领取的退休待遇由涂改档案的责任方负责。

第十七条  企业职工档案中姓名、招工等内容涂改的，单位和主管部门要有档案涂改说明，并在涂改处加盖公章，同时提供招工原始文件或招工的有关原始材料。

第十八条  对企业职工档案涂改后无法恢复原貌的，在认定上执行就低不就高的原则，相关后果由涂改档案的责任方负责。

第五章  档案填写涉嫌虚假信息、涉嫌伪造的认定处理

第十九条  企业职工档案无涂改，但涉嫌填报出生年月、参加工作时间等虚假信息、涉嫌伪造档案的认定，需提供相应手续：

（一）公安部门户籍底卡信息材料；

（二）原始招收、分配和安置材料；

（三）知识青年上山下乡安置材料；

（四）读小学、中学、中专等学校学籍、毕业证等相关佐证材料；

（五）调转中形成的人事、工资介绍信和社会保险关系材料；

（六）工资支付单、档案工资等相关佐证材料。

第二十条  企业职工档案涉嫌填报虚假信息、涉嫌伪造需企业和申请人提供的佐证材料：

（一）企业、企业主管部门或档案保管部门和申请人的书面申请；

（二）公安部门出具的户籍底卡信息证明、本人填写的履历表；

（三）招收、分配和安置材料，提供能够证明招收、分配、安置时间的相关原始证明材料；

（四）知识青年上山下乡登记材料，户籍原在外省市到大兴安岭地区就业的知青，需提供原户籍迁出地或者迁入地公安派出所加盖户籍章的迁出或者迁入底案影印件，下乡所在农场或者乡（镇）人民政府出具的证明等相关佐证材料；户籍原在大兴安岭地区内就业的知青，需提供就业时相关材料和就业后工作过程中相关佐证材料；

（五）毕业证或者毕业学校出具的证明和学校档案机构盖章的毕业成绩单影印件等相关佐证材料；

（六）提供单位原始工资支付凭证或者职工工资发放名册，以及审批部门出具的相关证明等相关佐证材料；

（七）调转中形成的人事、工资介绍信和社会保险关系转移材料的，提供调出、调入单位出具的证明、社会保险转移手续，以及在本单位工资支付等情况证明。

第六章   认定终结

第二十一条  企业职工疑难档案认定领导小组对认定的档案实行一次性终结，申请人自收到《企业职工疑难档案认定告知书》后，没有提供新的原始材料的原则上不再进行二次申请认定。

第七章  相关要求

第二十二条  经各级企业职工疑难档案认定领导小组认定的企业职工档案材料不得涂改，否则按无效处理。

第二十三条  因企业职工自身原因造成档案丢失、损毁、涂改、虚假信息、伪造的，不予办理认定手续。

第二十四条  经各级企业职工疑难档案认定领导小组认定的档案材料与原档案具有同等的法律效力。

第二十五条  企业职工档案丢失、损毁、涂改、涉嫌虚假信息、涉嫌伪造认定相关部门和具体工作人员应当认真履行职责，依法依规严格审查，在法规政策框架内研究提出处理意见，按照公平公正、公开透明、标准统一的原则，做好疑难档案认定工作。凡利用职权徇私舞弊、弄虚作假的，由其所在单位或者上级主管机关给予相应处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十六条  各地、各单位要切实加强企业职工档案的管理，履行档案管理职责，建立健全档案管理制度，严格从源头管理，实现企业职工档案管理标准化和规范化，对涉嫌填写虚假信息、蓄意涂改信息、涉嫌伪造、故意损毁档案材料等问题要依照有关法律法规移交相关部门严肃处理。

第二十七条  本办法自印发之日起实施。